Skip to main content

Stefna og viðbragðsáætlun vegna samskipta og EKKO

  1. Inngangur og markmið

Markmið stefnu í félagslegu öryggi og viðbragðsáætlun vegna samskiptavanda sem og eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldi (hér eftir nefnt EKKO) er að tryggja að úrræði séu til staðar og stuðla að forvörnum og verkferlum í samræmi við ákvæði laga nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn EKKO á vinnustöðum.

  1. Stefna

Árnastofnun vill skapa starfsumhverfi og menningu þar sem starfsfólk er öruggt og líður vel. Ennfremur er mikilvægt að stuðla að heilsueflandi úrræðum fyrir starfsfólk og stuðla að heilbrigðu vinnuumhverfi. Slíkt er gert með markvissu forvarnarstarfi, skýrum verkferlum og stuðningi.  Allar ábendingar um samskiptavanda, óviðeigandi háttsemi eða EKKO skulu teknar alvarlega og unnar í samræmi við stefnu og viðbragðsáætlun.

Stefn­unni er meðal annars fylgt eftir með mark­vissum atvika­skrán­ingum og ábend­ingum um atvik, sem miða að því að læra af og fyr­ir­byggja end­ur­tekn­ingu. Skráning atvika er varðveitt af sviðsstjóra rekstrar-og þjónustu á öruggum stað og í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018.

  1. Heilsueflandi úrræði

Með heilsueflandi úrræðum í félagslegu öryggi er lögð áhersla á að skapa aðstæður og menningu sem auka vellíðan á vinnustað. Eftirfarandi atriði eru höfð til hliðsjónar : 

  • Stjórnunarhættir. Stjórnendur hafi þekkingu og færni þegar kemur að félagslegu öryggi á vinnustað. 
  • Samskiptasáttmáli. Skýrar leikreglur um farsæl samskipti á vinnustað. 
  • Heilsusamlegt umhverfi og starfshættir sem stuðla að vellíðan og öryggi 

 

  1. Forvarnir

Í forvarnarstarfi í félagslegu öryggi er lögð áhersla á hvers kyns ráðstafanir sem ætlað er að koma í veg fyrir vanlíðan og óöryggi á vinnustað. Eftirfarandi atriði eru höfð til hliðsjónar í forvarnarstarfi:

  • Greina og meta áhættuþætti í vinnuumhverfinu og hafa skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað sem byggir á áhættumati í samræmi við vinnuverndarlög nr. 46/1980. Starfsfólki skal vera kunnugt um þá áætlun.
  • Rýna niðurstöður vinnustaðagreininga sem mæla líðan á vinnustað og EKKO málaflokkinn.
  • Endurskoða skilvirkni aðferða með reglulegu millibili og að loknu EKKO máli ef slíkt kemur upp.
  • Þjálfa stjórnendur í EKKO verkferlum og sálrænni skyndihjálp. Stjórnendur þurfa auk þess að sækja endurmenntun á a.m.k. tveggja ára fresti.
  • Fræða starfsfólk um einkenni, afleiðingar og verkferla EKKO á tveggja ára fresti eða eftir þörfum ef EKKO mál kemur upp á starfsstöð.
  • Verkferlar EKKO séu sýnilegir og aðgengilegir starfsfólki á miðlum vinnustaðar (innri vef), gerð sé grein fyrir þeim í starfsmannahandbókum og upplýsingar um þá gerðar aðgengilegar í sameiginlegum rýmum starfsmanna, t.d. kaffistofum.
  • Auka aðgengi og stuðla að viðeigandi málsmeðferð til þess að bregðast við samskiptavanda eða öðrum viðkvæmum málum sem ekki eru formlega tilkynnt, en tengjast EKKO málaflokknum efnislega.

 

 

  1. Ábyrgð og hlutverk

Starfsfólk Árnastofnunar ber sameiginlega ábyrgð á því að stuðla að heilsueflandi og öruggu starfsumhverfi, óháð starfsstöð. Ef starfsmaður hefur orðið fyrir, verið vitni að, eða hefur rökstuddan grun um að óviðeigandi atvik eða háttsemi hafi átt sér stað, skal hann upplýsa skilgreinda viðbragðsaðila sem koma málinu í réttan farveg.  Árnastofnun hefur gert samstarfssamning við fagaðila, sem stofnunin fær til aðstoðar og ráðgjafar  þegar um samskiptavanda, viðkvæm mál eða formlega EKKO tilkynningu er að ræða. Fagaðili er sá sem hefur sérhæft sig í meðferð mála sem tilheyra þessum málaflokki. Starfsfólk er hvatt til að láta vita af stórum sem smáum atvikum, en slíkt eykur öryggi vinnuumhverfis.

Skilgreindir viðbragðs- og úrvinnsluaðilar í málefnum samskiptvanda eða EKKO eru: framkvæmdastjórn stofnunarinnar og trúnaðarmenn sem viðbragðsaðilar .  Sviðsstjóri rekstar-og þjónustu ber ábyrgð á úrvinnslu og tekur á móti ábendingum..

Hlutverk viðbragðsaðila er að bregðast við slíkum málum án tafar, meta í samráði við tilkynnanda í hvaða ferli mál þurfa að fara og tryggja að unnið sé eftir samþykktri viðbragðsáætlun. Á það sérstaklega við um samskipti milli starfsfólks, en einnig samskipti við aðra einstaklinga sem ekki starfa hjá stofnuninni en starfsfólk hefur samskipti við vegna starfstengdra mála.

Hlutverk úrvinnsluaðila er að veita ráðgjöf og sinna viðeigandi úrvinnslu eftir því sem við á hverju sinni. Viðbragðsaðili  getur kallað til eða leitað eftir aðstoð fagaðila í öllum tilvikum. Slík aðkoma getur verið í formi handleiðslu, ráðgjafar eða með beinni aðkomu og er það metið í hverju tilviki fyrir sig.

Hvert mál er einstakt og mikilvægt að það skoðist sem slíkt. Áherslur við úrvinnslu mála geta verið ólíkar eftir eðli og aðstæðum hverju sinni.

 

  1. Félagslegt öryggi: Viðbrögð við samskiptavanda og öðrum viðkvæmum málum

Þegar kemur að samskiptavanda eða öðrum viðkvæmum málum sem tengjast EKKO málaflokknum en eru ekki formlega tilkynnt sem slík skiptir snemmtæk íhlutun höfuðmáli.

Öll úrvinnsla mála er gerð í fullu samráði við málsaðila.

EKKO veita Auðnast: Ef starfsmaður upplifir óþægileg/óviðeigandi atvik sem tengjast félagslegu umhverfi á vinnustað (eitt eða fleiri) eða starfsmaður verður vitni að slíku, getur hann óskað eftir samtali milliliðalaust við fagaðila í EKKO teymi Auðnast. Hægt er að senda póst á trunadur@audnast.is / eða hringja í síma 482-4004 og óska eftir viðrunarsamtali. Fyllsta trúnaðar er gætt og vinnustaður ekki upplýstur nema starfsmaður óski þessi. 

Eftirfarandi atriði eru dæmi um úrræði sem grípa má til vegna upplifunar starfsmanns sem að framan er lýst. Eitt úrræði útilokar ekki annað:

  • Stuðningur og ráðgjöf í samskiptum
  • Handleiðsla, stuðningur, fræðsla eða þjálfun til viðbragðsaðila
  • Samtal við málsaðila þar sem viðkomandi er upplýstur um málsatvik
  • Leiðbeinandi samtal vegna háttsemi eða atviks
  • Sameiginlegur fundur með þriðja aðila (óformleg leið til sátta/ lausna)
  • Sáttamiðlun
  • Sálfélagslegur stuðningur

Almenn úrræði fyrir vinnustað

  • Handleiðsla og þjálfun stjórnenda
  • Félagslegt áhættumat - skrifleg áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað
  • Heilsufarsmat

Eftirfylgni í málsmeðferð við samskiptavanda felur í sér að viðbragðsaðili hefur samband við málsaðila eftir ákveðinn tíma til að kanna líðan og ganga úr skugga um að máli sé lokið af hálfu málsaðila eða sé að þróast í rétta átt. Sviðsstjóri rekstrar-og þjónustu  ber ábyrgð á að loka máli og telst máli formlega lokið þremur mánuðum eftir að eftirfylgni hefur skilað niðurstöðu af hálfu málsaðila.

 

  1. Viðbragðsáætlun við formlegri tilkynningu um EKKO

Ef starfsmaður upplifir óþægileg/óviðeigandi atvik (eitt eða fleiri) eða verður vitni að slíku, getur hann óskað eftir viðrunarsamtali við viðbragðsaðila.

Starfsmaður getur óskað  eftir samtali milliliðalaust við fagaðila í EKKO teymi Auðnast. Hægt er að senda póst á trunadur@audnast.is / eða hringja í síma 482-4004 og óska eftir viðrunarsamtali. Fyllsta trúnaðar er gætt og vinnustaður ekki upplýstur nema starfsmaður óski þessi.  Hlutverk fagaðila er að styðja við málsaðila og veita ráðgjöf um frekari úrvinnslu. Fagaðili getur gengið erinda fyrir starfsmann sé óskað eftir því.  

Athygli er vakin á því að fagaðili getur í samræmi við lög verið skyldaður til að veita upplýsingar og gerir því skjólstæðingi sínum grein fyrir þeim takmörkunum á þagnarskyldu sem gilda skv. lögum. 

 

 

 

Formleg málsmeðferð - verklag

Megintilgangur formlegrar málsmeðferðar er að viðhafa rannsókn á því hvort tilkynning falli undir skilgreiningar b-e lið 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. 

Í formlegri meðferð máls fer fram könnun á málsatvikum og niðurstaða er fengin um það hvort einelti, áreitni eða ofbeldi hafi átt sér stað. Starfsmaður getur því tilkynnt meint einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi og óskað eftir formlegri meðferð máls. Slík tilkynning getur borist skriflega eða með viðtali við viðbragðsaðila eða fagaðila, sem aðstoðar þá við að koma tilkynningu á framfæri. Í framhaldinu er gerð áætlun um næstu skref.

Í formlegri málsmeðferð er eftirfarandi verklag haft til hliðsjónar:

  1. Tilkynning berst sviðsstjóra, trúnaðarmanni (tilkynningarblað/atvikalýsing).

Þegar tilkynning hefur borist er valinn úrvinnsluaðili til þess að annast málsmeðferð. Úrvinnsluaðili getur ýmist verið utanaðkomandi fagaðili, s.s. viðurkennd sálfræðistofa eða viðbragðsteymi á vinnustað. 

  1. Hlutlaus athugun og úrvinnsla hefst. Úrvinnsluaðili ber ábyrgð á því að hlutlaus athugun og úrvinnsla eigi sér stað. Úttekt skal vera í samræmi við viðmið úrvinnsluaðila og ákvæði reglugerðar nr. 1009/2015.  

Úrvinnsluaðili skal í kjölfar móttöku tilkynningarinnar taka til athugunar hvort ástæða sé til breytinga innan vinnustaðar til að tryggja öruggar vinnuaðstæður á meðan á meðferð máls stendur. Slíkar breytingar geta t.d. falist í því að starfsstöð aðila sem tilkynnir eða hins tilkynnta sé færð til meðan málið er til rannsóknar. Hvort og hvaða breytingar eru gerðar á vinnustaðnum á meðan mál er til meðferðar ræðst af atvikum hvers máls fyrir sig.

  1. Upplýsingaöflun í formlegri málsmeðferð. Rætt er við málsaðila og þeim gefinn kostur á að koma sínum sjónarmiðum á framfæri við úrvinnsluaðila. Við gagnasöfunun er alla jafna rætt við einn aðila máls í senn. Ef þörf krefur er rætt við tiltekið samstarfsfólk og fá málsaðilar tækifæri til að tilnefna slíka aðila sem geta varpað frekara ljósi á málavexti. Úrvinnsluaðili getur óskað eftir upplýsingum frá sviðsstjóra rekstrar-og þjónustu um t.d. fjarvistir á ákveðnu tímabili, upplýsingar um önnur EKKO atvik, starfsmannaveltu, áhættumat, vinnustaðagreiningar o.fl. sem varpað getur ljósi á málið.

Aðgangur aðila máls að gögnum og upplýsingum um málið er samkvæmt 7. gr. reglugerðar nr. 1009/2015. Allar upplýsingar um málsmeðferðina eru trúnaðarmál og gögn sem úrvinnsluaðili safnar eru varðveitt á öruggum stað. Vinnuverndarfulltrúa eru þó veittar upplýsingar um stöðu máls og málsmeðferð en ekki um einstök atvik þess. Hlutaðeigandi starfsfólk á rétt á að fá aðgang að upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Komi fram upplýsingar við rannsókn máls frá öðrum en þeim sem tilkynnir og hinum tilkynnta er leitað eftir samþykki viðkomandi fyrir því að upplýsingarnar séu veittar málsaðilum  og metið hvort málefnalegt sé og/eða nauðsynlegt að veita aðilum málsins aðgang að þeim hverju sinni, að teknu tilliti til persónuverndarsjónarmiða.

Öllum gögnum sem safnað er við úrvinnslu málsins eru varðveitt af úrvinnsluaðila á öruggum stað og í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018. Ef úrvinnsluaðili er utanaðkomandi fagaðili þá fær sviðsstjóri rekstrar skýrslu um niðurstöðu málsins til varðveislu við lok málsmeðferðar og skal sviðsstjóri varðveita skýrsluna í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Tekið skal fram að verkkaupi/ábyrgðaraðili ber ábyrgð á meðferð og afhendingu skýrslu og þeirra persónuupplýsinga sem hún geymir.

  1. Úrvinnsla gagna og niðurstaða. Skilað er áliti um það hvort málsatvik uppfylli viðmið í skilningi skilgreiningar b-e liðar 3.gr.reglugerðar nr. 1009/2015 eða hvort um annars konar vanda sé að ræða, t.d. samskiptavanda. Úrvinnsluaðili leggur fram tillögur að úrbótum fyrir málsaðila, sem og annað starfsfólk á vinnustaðnum.
     
  2. Niðurstöður eru kynntar verkbeiðanda og málsaðilum, hvor í sínu lagi, á skilafundi.
     
  3. Eftirmálar.  Sviðsstjóri ber ábyrgð á því að grípa til aðgerða gagnvart aðilum málsins, sem og almennra aðgerða, til samræmis við niðurstöðu. Þær aðgerðir geta t.d. verið eftirfylgni við málsaðila í formi samtala og ef þörf er á frekari úrvinnsluleiðum, s.s. sálfræðimeðferð eða annars konar stuðningi eða ráðgjöf.  Árnastofnun getur einnig tekið ákvörðun um að veita tilkynntum aðila tiltal vegna málsins, veitingu áminningar eða uppsagnar vegna niðurstöðu rannsóknar en það er mat sem fer fram í hverju máli fyrir sig og er á ábyrgð atvinnurekanda. Að auki skal Árnastofnun annast um lok og eftirfylgni málsmeðferðar vegna tilkynningar um EKKO.  

 

Skilgreiningar

Viðbragðsáætlun þessi byggir á eftirfarandi skilgreiningum:

Reglugerð nr. 1009/2015, 3.gr. á einelti,  kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.

Einelti er síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

 

Kynferðisleg áreitni er hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Kynbundin áreitni er hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi. Áreitnin getur verið líkamleg, orðbundin eða táknræn. Eitt tilvik getur talist kynbundin áreitni ef það er alvarlegt.

Með hugtakinu kynferðislegt ofbeldi er átt við brot gegn kynfrelsis einstaklings sem lýst eru refsiverð í XXII. kafla almennra hegningarlaga.

Ofbeldi er hvers kyns hegðun sem leitir til, eða gæti leitt til, líkamslegs og sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótum um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

 

Lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna, nr. 150/2020

 

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

 

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.
 

Kynbundið ofbeldi: Ofbeldi á grundvelli kyns sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs, kynferðislegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir því verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.

 

Lög um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018

 

Áreitni: Hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna.

Á vefsíðu Vinnueftirlitsins má finna dæmi um birtingarmyndir EKKO. https://vinnueftirlitid.is/vinnuumhverfi/oryggi-heilbrigdi/felagslegir-og-andlegir-thaettir#almennt-um-einelti-areitni-og-ofbeldi

Viðbragðsáætlun þessi byggir á ofangreindum viðmiðum.

Að auki er horft til félagslegra viðmiða í sjálfbærri þróun og er stuðst við GRI – alþjóðlega viðurkennda staðla um miðlun upplýsinga og samfélagslega ábyrgð. Með stefnu í félagslegu öryggi og EKKO viðbragðsáætlun er hluti af eftirfarandi stöðlum uppfylltir:   

  • Jafnrétti og aðgerðir gegn mismunun (GRI: 406-1.a) 
  • Heilsa og öryggi starfsfólks GRI: 403-1). 

Fjórða heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun.