Leiðbeiningar til höfunda og útgefenda um skil og frágang útgáfuverka

Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum
Útgáfunefnd
15. desember 2020

Leiðbeiningar til höfunda og útgefenda um skil og frágang útgáfuverka

Efnisyfirlit
I. Almennar forsendur
II. Skil á efni
III. Samsetning og frágangur verka
1. Innihald og heildarbygging
1.1 Almennt
1.2 Fræðirit (mónógrafíur, greinasöfn o.þ.h.)
1.3 Textaútgáfur
1.4 Orðabækur og önnur uppsláttarrit
2. Frágangur handrita/verka
2.1 Ritvinnsla
2.2 Spássíur, línubil, orðskipting o.fl.
2.3 Athugasemdagreinar (neðan- eða aftanmáls)
2.4 Skýringarefni: myndir, töflur, gröf o.þ.h.
2.5 Skrár
2.5.1 Skammstafanir
2.5.2 Heimildir
2.5.3 Aðrar skrár: nöfn, atriðisorð, lykilorð o.fl.
2.6 Staf(tákn)réttur texti
2.7 Útdráttur
3. Prófarkir og lokayfirlestur

I. Almennar forsendur

Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum gefur út fræðirit og verk sem spretta af rannsóknum innan og utan stofnunarinnar, bæði á prenti og í rafrænu formi, t.d. á vef. Leiðbeiningar þessar ná bæði til prentaðra bóka og rafrænna verka á hvaða formi sem er en taka einungis til heildstæðra og fullbúinna útgáfuverka.

Höfundar eða útgefendur geta lagt fram handrit að bók eða frumgerð að rafrænu verki, sem sé nægilega ítarleg til þess að henni megi jafna við bókarhandrit, með ósk um útgáfu hjá Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum. Auk þeirra atriða sem tilgreind eru í útgáfureglum stofnunarinnar um eðli útgáfuverka, meðferð innsendra handrita, ritstjórn og ritrýni, fjármögnun útgáfunnar o.fl. skulu handrit og frumgerðir verka sem lögð eru fram uppfylla eftirfarandi almennar kröfur:

að efni verksins falli innan fræðasviðs stofnunarinnar og að verkið hafi ótvírætt fræðilegt gildi miðað við eðli þess og markmið;
að vandað hafi verið til verksins á allan hátt, hvað varðar efni, efnistök og efnisskipan jafnt sem framsetningu og frágang;
að fylgt sé hefðum og venjum á fræðasviðinu um framsetningu, byggingu, röksemdafærslu og frágang að teknu tilliti til eðlis verksins;
að verkum og hugmyndum annarra fræðimanna um efnið sé sýndur fullur sómi með því að vísa til þeirra eftir atvikum og fjalla um þau af virðingu;
að gerð sé skilmerkileg grein fyrir hlut allra þeirra sem komið hafa að verkinu á einhverju stigi, þar á meðal einstaklinga, stofnana eða sjóða sem hafa styrkt eða kostað verkið eða einstaka þætti þess;
að við frágang á verkinu sé, eftir því sem kostur er, fylgt viðurkenndum stöðlum og skráningarreglum, t.d. við gerð ýmiss konar skráa, textaútgáfu, uppbyggingu undirliggjandi gagnagrunns o.fl., og að gerð sé grein fyrir þeim í verkinu;
að stuðlað sé að því að aðgangur lesenda eða notenda að verkinu sé eins greiður og kostur er, t.d. með vandaðri greinargerð um forsendur, efni og uppbyggingu verksins, ítarlegu efnisyfirliti, skammstafana- og atriðisorðaskrám, skýrum og greinagóðum notkunarleiðbeiningum o.s.frv., allt eftir því hvers eðlis verkið er.

Jafnframt er þess vænst að höfundar eða útgefendur taki eðlilegt tillit til athugasemda og ábendinga ritrýna og nýti sér þær eftir föngum og að þeir vinni náið með ritstjóra verksins við lokafrágang þess og taki tillit til faglegra sjónarmiða hans. Minnt er á að markmið ritrýni og ritstjórnar er að gera verkið í endanlegri útgáfu sem allra best úr garði og að ábendingar og athugasemdir eru jafnan gerðar með hagsmuni höfunda/útgefenda og stofnunarinnar í huga. Þær eru að sjálfsögðu misjafnar en ætlast er til að höfundar eða útgefendur vegi þær og meti og taki síðan afstöðu til þess hvort rétt sé og mögulegt að fara fyllilega eftir þeim – og þar getur samstarf við ritstjóra verið lykilatriði.

Höfundum/útgefendum er bent á handbók Höskuldar Þráinssonar, Skrifaðu bæði skýrt og rétt (Málvísindastofnun Háskóla Íslands og Háskólaútgáfan, Reykjavík, 2015). Þar er gagnleg umfjöllun og leiðbeiningar um fræðileg skrif, þar á meðal um skipulag og frágang slíkra texta, m.a. tilvísana og heimildaskrár. Einnig má finna ýmsar nytsamar ábendingar í Handbók um íslensku í ritstjórn Jóhannesar B. Sigtryggssonar (JPV útgáfa, 2011) og Handbók um ritun og frágang eftir Ingibjörgu Axelsdóttur og Þórunni Blöndal (Mál og menning, 2010). Þá geta leiðbeiningar tímaritanna Griplu og Orða og tungu reynst notadrjúgar við frágang greinasafna, t.d. ráðstefnurita og afmælisrita. Loks má benda á alþjóðlega viðurkennda staðla um frágang og framsetningu tilvísana og ritaskrár, t.d. Chicago og APA en leiðbeiningar um þá eru aðgengilegar á íslensku á vefsíðu Ritvers HÍ (sjá einnig Chicago Manual of Style og APA Style). Ætlast er til þess að höfundar/útgefendur noti viðurkennda aðferð við frágang ritaskrár og tilvísana og gæti þess að fullt samræmi sé innan verksins varðandi það hvernig vitnað er til rita og hvernig ritaskrá er sett upp.

II. Skil á efni

Verk sem óskað er eftir að stofnunin gefi út skulu lögð fram í formi sem er aðgengilegt fyrir þá sem koma að ákvörðun um samþykkt eða synjun. Sé gert ráð fyrir að verkið verði prentað á bók eða birt á sambærilegan hátt þótt um rafræna útgáfu sé að ræða skal handrit að öllu verkinu lagt fram til skoðunar. Ef um er að ræða rafrænt verk sem að verulegu leyti byggist á leitarbærum gagnagrunni með vefviðmóti skal a.m.k. liggja fyrir frumgerð af verkinu með skýringum og ítarlegri lýsingu á forsendum þess, efni, uppbyggingu og helstu einkennum. Auk þess skal leggja fram handrit að því skýringar- og stoðefni sem ætlunin er að verði hluti verksins, t.d. inngangsorðum, notendaleiðbeiningum o.s.frv., ásamt nákvæmri og ítarlegri kerfislýsingu á gagnagrunninum sem verkið byggist á.

Æskilegast er að handritum verka sé skilað í ritvinnsluforritinu Microsoft Word eða á sambærilegu formi. Gengið skal frá textanum eins og lýst er hér á eftir þar sem það auðveldar alla vinnslu. Sérstakar leiðbeiningar gilda þó um eldri texta sem gefinn er út í verkinu (sjá III.1.3 og 2.6 hér á eftir), en umbrot slíks texta getur verið mjög flókið og verður að hafa samband við útgáfunefnd í hverju tilviki fyrir sig um hvernig best sé að skila honum.

Hvers konar mynd- og skýringarefni skal skilað í sérstökum skjölum (sbr. III.2.4 og 2.5) en útprentað handrit sem fylgir tölvuskjölum skal þó innihalda viðkomandi töflur, gröf og myndir á þeim stöðum sem þær eiga að birtast til glöggvunar fyrir yfirlesara.

Handritum skal að jafnaði skilað í stærðinni A4. Aðeins skal prentað öðrum megin á hverja síðu. Látið forritið telja orðin í textanum til þess að geta gefið útgefanda upp lengd textans. Miðað skal við fjölda tákna að meðtöldum stafbilum („Number of characters with spaces‟).

III. Samsetning og frágangur verka

1. Innihald og heildarbygging

1.1 Almennt

Verk sem lögð eru fram til útgáfu geta verið talsvert margbreytileg að efni og formi, t.d. greinasöfn, fræðirit um tiltekið efni (mónógrafíur), textaútgáfur, orðabækur og aðrar handbækur o.s.frv., og ómögulegt er að gefa leiðbeiningar sem ná jafnt til þeirra allra óháð eðli og útgáfuformi. Öll útgáfuverk stofnunarinnar eru þó einhvers konar rannsóknar- eða fræðirit og þau eiga því sitthvað sameiginlegt, mismikið eftir því hvaða hluta verksins eða efnisþátt er um að ræða. Í langflestum þeirra er má gera ráð fyrir eftirfarandi efnishlutum í einni eða annarri mynd:

Formáli – þar sem t.d. er gerð grein fyrir tilefni eða tilurð verksins, samverkafólki þakkað o.s.frv. Slíku efni er þó stundum öðru vísi fyrir komið, t.d. í inngangi og/eða í skrá um þá sem hafa átt þátt í verkinu og hlutverki eða framlagi hvers og eins.
Inngangur – þar sem a.m.k. er gerð grein fyrir fræðilegum forsendum verksins, efni þess, efnistökum og efnisskipan. Í prentaðri bók er þetta sérstakur kafli fremst en í rafrænu verki er hliðstæðri greinargerð öðru vísi fyrir komið. Þar verður að gera ráð fyrir að hún sé aðgengileg á upphafssíðu verksins (t.d. með krækju á sérstaka (undir)síðu).

Inngangur getur verið mjög mislangur og misefnismikill, t.d. má jafna inngangi að mörgum textaútgáfum við rannsóknarritgerðir. Mikilvægt er að löngum og ítarlegum inngangi sé skipt í hæfilega undirkafla með lýsandi heitum og að vel sé hugað að byggingu hans. Einnig er minnt á að millifyrirsagnir gera skjátexta læsilegri og aðgengilegri fyrir notendur, jafnvel þótt kaflarnir séu ekki ýkja langir miðað við það sem gerist í bókum.

Meginmál/meginhluti – í þessum hluta kemur eðlismunur útgáfuverka skýrast í ljós og þar af leiðandi er erfitt að gefa almennar leiðbeiningar um hann. Hér á eftir verður vikið að nokkrum flokkum útgáfuverka – mónógrafíum, textaútgáfum og orðabókum – en ætla má að í mörgum tilvikum þurfi höfundur/útgefandi verksins að leysa tiltekin úrlausnarefni varðandi framsetningu, efnisskipan o.þ.h. í samráði við ritstjóra og eftir atvikum útgáfunefnd.
Niðurlag og/eða lokaorð – lokakafli þar sem niðurstöður eru teknar saman, þær túlkaðar og dregnar ályktanir af þeim, gerð grein fyrir því hverju verkið hefur skilað, vikið að því sem enn er órannsakað o.s.frv. Þessi hluti einkennir fyrst og fremst prentuð fræðirit, mónógrafíur og greinasöfn. Sambærilegur texti getur þó átt heima í fleiri verkum, t.d. er hann venjulega hluti af inngangi í handrita- og textaútgáfum fremur en sjálfstæður kafli í lok bókar og í rafrænu verki væri hann væntanlega á sérstakri (undir)síðu ef svo bæri undir.

Lengd og innri gerð slíks kafla fer eftir umfangi verksins. Í löngum og ítarlegum niðurlagskafla er ástæða til að huga að skiptingu hans í hæfilega undirkafla.

Skýringarefni og skrár – ætla má að slíkt efni sé nauðsynlegur hluti af flestöllum útgáfuverkum á stofnuninni þótt umfang þess og eðli geti verið mismunandi frá einu verki til annars. Höfundur/útgefandi og ritstjóri skulu hafa í huga hlutverk slíks efnis, þ.e.a.s. að gera verkið sem aðgengilegast fyrir lesendur eða notendur, og mikilvægi þess að ganga þannig frá efninu að það þjóni tilgangi sínum sem best. Því markmiði verður m.a. náð með því að umfang slíks efnis sé hæfilegt; að framsetning sé skýr og skipuleg; að skýringargildi taflna, skýringarmynda, notkunarleiðbeininga o.þ.h. sé ótvírætt og að þær séu ekki flóknari en nauðsyn krefur; að heimildatilvísanir og heimildaskrá sé í samræmi við almennar reglur og það sem almennt tíðkast í sambærilegum verkum; að þess sé gætt að leyst sé úr öllum sértækum skammstöfun sem notaðar eru í verkinu, helst í aðgengilegri skammstafanaskrá; að efnisyfirlit sé ítarlegt; að nafna- og atriðisorðaskrár séu hæfilega ítarlegar miðað við tilgang þeirra og eðli verksins o.s.frv.
Útdráttur á ensku/íslensku – ef ætla má að verkið hafi alþjóðlega skírskotun eða geti höfðað til eða nýst erlendum lesendum/notendum er nauðsynlegt að því fylgi ítarlegur útdráttur á ensku þar sem gerð er grein fyrir efni þess, forsendum, markmiðum, niðurstöðum o.s.frv. eftir því sem við á. Ef um handbók eða uppsláttarverk er að ræða er líka nauðsynlegt að þýða skýringarefni og notkunarleiðbeiningar á ensku, a.m.k. það sem mestu máli skiptir til að erlendir notendur geti haft gagn af verkinu.

Í útgáfuverki á öðru máli en íslensku skal hafa sambærilegan útdrátt á íslensku til að auðvelda innlendum lesendum að glöggva sig á aðalatriðum þess.

1.2 Fræðirit (mónógrafíur, greinasöfn o.þ.h.)
Meginmál slíkra verka er að jafnaði samfelldur texti. Mikilvægt er að bygging verksins í heild sé skýr og rökleg, að textanum sé skipt í hæfilega langa kafla og undirkafla með lýsandi heitum og að höfundur leggi sig fram um að gera verkið eins aðgengilegt fyrir lesendur og kostur er. Það felur m.a. í sér að textinn sé skýr og læsilegur, að hvers kyns að röksemdafærsla sé traust, að skýringarmyndir og dæmi séu vel valin m.t.t. þess að varpa ljósi á það sem þau eiga að skýra og að töflur og gröf séu þannig fram sett að þau þjóni tilgangi sínum sem best (um frágang þeirra, sjá 2.4). Einnig að eðlilegt samband sé á milli ýmiss konar skýringarefnis og meginmálsins.

1.3 Textaútgáfur

Í textaútgáfum er meginhluti verksins gamall texti, (oftast) uppskrift eftir handriti eða handritum. Um meðferð textans gilda sérstakar reglur og þar sem umbrot slíks texta getur verið mjög flókið verður að hafa samráð við útgáfunefnd um frágang hans í hverju tilviki fyrir sig. Útgefandi slíks texta verður að vinna náið með umbrotsmanni við að búa hann til prentunar.

Útgefandi hefur nokkurt val um hvort hann samræmir stafsetningu á útgáfutexta eða hversu langt hann gengur í því að halda í stafsetningu og stafagerð handrits sem prentað er eftir. Ekki er mælt með því að útgefandi gefi út táknréttan texta nema honum fylgi einnig stafrétt eða samræmd útgáfa. Staftáknréttar eða stafréttar útgáfur þar sem sýnt er hvað er leyst upp úr böndum geta verið æskilegar, sérstaklega ef textanum er fyrst og fremst ætlað að nýtast til skriftarrannsókna eða rannsókna á hljóðkerfi og beygingum (sjá leiðbeiningar um frágang slíks texta í 2.6). Stafréttar útgáfur þar sem ekki er sýnt hvað er leyst upp úr böndum eða létt samræmdar útgáfur (þar sem notkun hástafa og greinarmerkjasetning er samræmd) hafa verið algengar hjá Árnanefnd í Kaupmannahöfn og Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum í Reykjavík. Stafsetning í fræðilegum útgáfum stofnunarinnar er að jafnaði ekki samræmd að fullu.

Útgefandi hefur val um að birta eintexta eða fjöltexta útgáfu eftir því sem við á hverju sinni en í norrænum fræðum tíðkast ekki að gefa út samrunaútgáfur.

1.4 Orðabækur og önnur uppsláttarrit
Meginhluti orðabóka og annarra uppsláttarrita eru uppflettigreinarnar sjálfar. Orðabækur byggja á langri hefð varðandi efnisskipan og framsetningu, bæði hvað varðar innri skipan orðsgreina (eða sambærilegra greina í öðrum uppsláttarritum) og niðurröðun þeirra, sem í prentuðum ritum byggist langoftast á stafrófsröð (sjá t.d. Handbok i lexikografi eftir Bo Svensén (Norstedts Akademiska Förlag, 2004)).

Gera verður ráð fyrir að höfundar eða ritstjórar orðabóka og uppsláttarrita taki að jafnaði mið af viðtenknum venjum varðandi skipulag verkanna. Hins vegar verður að gera ráð fyrir að orðabókaverk og ýmiss konar uppsláttarrit sem koma til álita til útgáfu á stofnuninni feli í sér nýjungar í efnistökum og efnisskipan auk þess sem nýsköpun slíkra verka getur falist í útgáfuforminu og hvernig það er nýtt. Nú á dögum eru slík verk öðrum fremur hugsuð og sett saman til rafrænnar útgáfu eingöngu. Nýjungar í efni, efnistökum og/eða útgáfuformi kalla yfirleitt á frávik frá hefðbundnu skipulagi og framsetningu en gera engu að síður kröfur um skipulega og vel ígrundaða byggingu. Í rafrænu uppsláttarverki má t.d. bjóða upp á fjölbreytilegri kosti á leit í verkinu en í prentaðri bók þar sem línuleg röð, bæði innan efnisgreina og á milli þeirra, setur aðgangi að efninu mjög fastar skorður. Í uppsláttarverkum sem víkja frá hefðum og venjum, hvort sem er í efni eða birtingarformi, er því sérstaklega mikilvægt að stoðefni sé ítarlegt, skýrt og skilmerkilegt. Það snýr einkum að greinargerð um forsendur, einkenni og byggingu verksins og að notendaleiðbeiningum en getur líka átt við annað skýringarefni.

Að baki rafrænum verkum af þessu tagi liggur yfirleitt gagnagrunnur þangað sem efniviðurinn í meginhluta þeirra er sóttur þegar leitað er í verkinu. Mikilvægt er gagnagrunnurinn virki sem skyldi. Gengið er út frá því að við gerð hans hafi verið byggt á viðurkenndum aðferðum og stöðlum. Nauðsynlegt er að fyrir liggi ítarleg kerfislýsing á uppbyggingu hans og tæknilegri útfærslu, jafnvel þótt hún sé ekki í öllum tilvikum tiltæk í verkinu sjálfu eins og það birtist notendum.

2. Frágangur handrita/verka

2.1 Ritvinnsla

Notið stafsetningarforrit við innslátt ef kostur er eða látið slík leiðréttingarforrit yfirfara handritið áður en því er skilað til útgáfu.
Notið sem minnst af sjálfvirkum tólum við ritvinnsluna (t.d. ekki „Automatic running titles„ eða „Automatic hyphenation and justification„). Slík tól valda aðeins aukinni fyrirhöfn í umbroti handritsins.
Vistið hvern kafla fyrir sig, undir viðeigandi heiti og númeri.

2.2 Spássíur, línubil, orðskipting o.fl.

Hafið rúma spássíu (25 mm á kant).
Hafið gott línubil í öllu handritinu (a.m.k. 1,5).
Best er að tölusetja blaðsíður handrits í hægra horni að ofan.
Vinstri spássía skal vera jöfnuð en sú hægri ekki.
Orðum skal ekki skipt á milli lína.
Notið TAB til þess að draga inn upphaf nýrra efnisgreina.
Fyrsta efnisgrein í kafla á ekki að vera inndregin.
Forstillingar á reglustiku í Word til að stilla inndrátt skal ekki nota.
Notið aðeins eitt stafabil á eftir punkti og kommu.
Notið vinstri og hægri gæsalappir í samræmi við hefð þess tungumáls sem verkið er skrifað á.
Notið bandstrik (hyphen), tilstrik (en dash) og þankastrik (em dash) eftir því sem við á.
Hafið stafabil sitt hvorum megin við þankastrik í íslenskum texta en annars í samræmi við hefð þess tungumáls sem skrifað er á.

2.3 Athugasemdagreinar (neðan- eða aftanmáls)

Merkið athugasemdagreinar með númerum og byrjið á „1‟ í hverjum nýjum kafla.
Athugasemdagreinar skulu vera aftast í viðeigandi kafla eða í sérstöku skjali og merktar hverjum kafla fyrir sig. Þær skulu tölusettar með samfelldri töluröð frá upphafi kafla til enda. Athugasemdagreinar sem eiga að vera neðanmáls verða færðar á sinn stað í umbroti.
Aldrei skal hafa punkt á eftir númeri athugasemdagreinar, hvorki í meginmáli né í greininni sjálfri.
Í athugasemdagrein skal slá TAB á eftir tölunni.

2.4 Skýringarefni: myndir, töflur, gröf o.þ.h.

Töflum, gröfum og myndum ber að skila sem sérstökum skjölum og merkja þau nákvæmlega samkvæmt tilvísunum í handriti. Í handritinu skal merkt greinilega hvar töflur og myndir eiga (helst) að vera, gjarnan innan hornklofa (t.d. [Mynd 1], [Tafla 1] o.s.frv.), en þeim getur þó þurft að hnika til í umbroti. Einfaldar töflur má hafa á sínum stað í tölvuskjali.
Skýringartexti með töflum og myndum skal hafður undir þeim og greindur frá þeim með auðu línubili. Þar komi fram heimild, höfundur myndar o.s.frv eftir því sem við á.
Myndir, þar með talin gröf, skulu að jafnaði númeraðar fremst í skýringartextanum („Mynd 1‟ o.s.frv.) og sama gildir um töflur („Tafla 1‟ o.s.frv.).
Autt línubil er haft á undan töflum og á eftir skýringartexta þeirra.
Töflur skulu ekki hafðar flóknari eða stærri en svo að auðvelt sé að koma þeim fyrir á prentaðri síðu.
Ekki skal hafa nein auð stafabil í töflum, t.d. til að þröngva orðum eða tölum á „réttan stað“, og brýnt er að aðeins sé eitt TAB-bil á milli dálka. Best er að hafa sem minnst af línum eða strikum í töflunum til þess að einfalda umbrot.
Töflum og gröfum má skila á Excel-formi eða sambærilegu sniði.
Ýmiss konar listar sem eru felldir inn í meginmál skulu ekki gerðir með punktum (bullets) í ritvinnsluforritinu. Notið þess í stað stjörnu, „*“, með TAB á eftir.
Allar myndir þurfa að vera þannig úr garði gerðar að gera megi tölvutæk myndaskjöl eftir þeim eða filmu án frekari lagfæringa. Ef höfundur/útgefandi skilar myndum í tölvutæku formi þarf að gæta þess að þær séu nægjanlega stórar fyrir það birtingarform sem þeim er ætlað. Huga verður að stærð brotsins í prentaðri bók, hvort mynd eigi að vera heilsíðumynd eða minni, kápumynd o.s.frv.
Upplausn á myndum fyrir prentaðar bækur þarf að vera a.m.k. 300 punktar/tommu fyrir litmyndir og 200 punktar/tommu fyrir svarthvítar myndir. Fyrir rafræn verk dugir oft minni upplausn og skal hafa samráð við útgáfunefnd og ritstjóra í því sambandi. Einnig varðandi notkun og frágang á hreyfimyndum og myndböndum ef svo ber undir.
Ljósmyndir af handritum, blaðsíðum í handriti eða hluta þeirra getur ritstjóri í mörgum tilvikum útvegað fyrir höfund/útgefanda en um það verður að semja sérstaklega.
Minnt er á að sérhvert listaverk eða ljósmynd sem háð er höfundaréttarlögum þarf birtingarleyfi. Þessa leyfis þarf höfundur/útgefandi að afla, ekki ritstjóri.
Óski höfundur/útgefandi sérstaklega eftir að ljósmynd sé prentuð í lit skal semja um það sérstaklega.
Mikilvægt er að vísað sé til alls skýringarefnis í meginmáli með númeri töflu eða myndar fremur en orðalagi eins og „myndin/taflan hér að ofan‟, „eftirfarandi mynd/tafla‟ o.þ.h. og alls ekki skal hafa tvípunkt í lok efnisgreinar á undan ætlaðri staðsetningu töflu eða myndar því þær geta þurft að hnikast til í umbroti.

2.5 Skrár

Höfundur/útgefandi skal taka saman þær skrár sem nauðsynlegar þykja í viðkomandi verki eða taka ábyrgð á gerð þeirra.
Skammstöfunum, atriðis- eða lykilorðum, nöfnum o.s.frv. skal að jafnaði raðað í stafrófsröð í öllum skrám í prentuðum bókum svo og í þeim sem birtar eru sem heild í rafrænum verkum (t.d. á vefsíðu eða í pdf-skjali).
Ritháttur atriðisorða, nafna, upphafs kvæða o.s.frv. skal vera samkvæmt samræmdri nútímastafsetningu í viðkomandi skrám óháð því hvernig hann er í meginmáli ritsins.
Vinnslu skráa með tilvísun í blaðsíðutal o.þ.h. er ekki hægt að ljúka við fyrr en umbroti er fyllilega lokið og allar leiðréttingar hafa verið færðar inn.

2.5.1 Skammstafanir

Stilla skal notkun skammstafana í textanum í hóf og einungis nota þær þegar brýn ástæða er til (aðrar en algengar og vel skiljanlegar skammstafanir eins og „t.d.‟, „o.s.frv.‟ sem ekki krefjast skýringa).
Skrá yfir skammstafanir í texta skal hafa fremst, á eftir efnisyfirliti, sé notkun þeirra mikil.
Nöfn heimilda skal að jafnaði ekki skammstafa eða stytta nema brýn ástæða sé til, t.d. ef vísa þarf oft til sömu heimildar með titli hennar og um er að ræða langan titil (meira en 1‒2 orð), t.d. heiti orðabóka. Í slíkum tilvikum skal, eftir því sem kostur er, velja sem skýrasta og einfaldasta skammstöfun eða styttingu.
Ef skammstafanir/styttingar eru fáar er æskilegt að fella þær inn í heimildaskrá á viðeigandi stað í stafrófsröðinni (sjá síðar). Ef þær eru fleiri en svo að vel fari á að fella þær inn í ritaskrána er skrá yfir stytt nöfn heimilda höfð næst á undan heimildaskrá.

2.5.2 Heimildir

Ritaskrá kemur á eftir aftanmálsgreinum ef því er að skipta. Það er skýlaus krafa að ritaskrá sé hluti verks án tillits til hvaða tilvísanakerfi höfundur/útgefandi notar.
Ef vísað er til margra rita með skammstöfunum/styttingum skal skrá um þær koma á undan ritaskrá (sjá nánar í 5.1).
Mikilvægt er að gæta innra samræmis í framsetningu heimilda þótt ekki sé gerð krafa um tiltekið kerfi. Þó er mælt með að fylgt sé tilteknum staðli eða viðtekinni venju í ritum á því fræðasviði sem um ræðir (sbr. inngang).
Handritaskrá kemur á eftir ritaskrá, þ.e. skrá yfir þau handrit sem minnst er á í ritinu. Handritaskráin skal vera í tvennu lagi. Annars vegar skrá yfir handrit eftir safnmarki og hins vegar skrá yfir nöfn handrita.

2.5.3 Aðrar skrár: nöfn, atriðisorð, lykilorð o.fl.

Skrá yfir upphöf kvæða og vísna, sem minnst er á ritinu, kemur á eftir handritaskrá.
Nafnaskrá skal birt aftan við skrá yfir upphöf kvæða og vísna ef ástæða þykir til. Í henni eiga þá að vera þau nöfn sem koma fyrir í verkinu og talið er að skipti máli fyrir lesendur að hafa greiðan aðgang að. Í nafnaskrá eru að jafnaði höfð öll nöfn sem koma fyrir í samfelldu máli í verkinu (meginmáli eða athugasemdagrein), þ.e. mannanöfn, örnefni og önnur landfræðiheiti, heiti vætta, náttúrufyrirbæra, hluta o.s.frv. Nöfn sem eru í ritaskrá (höfundar/útgefandi eða heiti tilvitnaðra rita) eru þó ekki höfð í nafnaskrá nema sérstök ástæða sé til.
Atriðisorðaskrá skal birt aftast ef um slíkt er að ræða. Mælt er með því að slík skrá sé að jafnaði höfð í fræðiritum um tiltekið efni (mónógrafíum) og fræðilegum greinasöfnum af ýmsu tagi svo og í öðrum útgáfuverkum eftir því sem ástæða þykir til. Í skránni skulu vera þau atriðisorð sem koma fyrir í verkinu og talin eru skipta máli fyrir meginefni þess, bæði fræðileg hugtök og orð sem snerta umfjöllunarefnið sérstaklega.
Lykilorðaskrár o.þ.h. í prentuðum orðabókum og uppflettiritum eru svipaðar og atriðisorðaskrár og um frágang þeirra gilda í aðalatriðum sömu reglur.

2.6 Staf(tákn)réttur texti

Ef sýnt er í útgáfu hvernig leyst er upp úr böndum og skammstöfunum skal upplausn á böndum vera sýnd með skáletri, en upplausn á skammstöfunum (punktum og táknum með óvísri merkingu) skal annað hvort sýnd með skáletri eða höfð innan sviga.
Eftirtalin tákn eru notuð eftir því sem þörf krefur:

|, lóðrétt strik merkir nýja línu í handriti; uppi hægra megin við strikið fylgir tala sem sýnir númer línunnar sem kemur á eftir (/, skástrik er hins vegar aðeins notað ef það kemur fyrir í handritinu).

||, tvö lóðrétt strik merkja nýja blaðsíðu í handriti; uppi hægra megin við strikin fylgir tala sem sýnir númer blaðsíðunnar sem kemur á eftir.

( ), svigar merkja að það sem er innan þeirra er skammstafað í handriti með punkti eða tákni sem merkir ekkert ákveðið.

⸌ ⸍, merkir að það sem er milli þessara merkja er skrifað yfir línu í handriti.

⸝ ⸜, merkir að það sem er milli þessara merkja er skrifað á spássíu, jafnvel ofan textans eða undir.

⸠ ⸡, það hefur verið strikað yfir það sem milli þessara merkja í handriti, settir punktar undir það eða skafið burt.

⸡ ⸠, það sem er innan þessara merkja er endurtekið fyrir slysni, eða skrifað án þess að vera leiðrétt.

⟨ ⟩, gleiðir oddklofar eru settir utan um stafi, orð eða setningar sem útgefandi telur að hafi fallið niður af vangá. Reynt er að fylgja stafsetningu handrits.

[ ], hornklofar eru settir utan um stafi, orð eða setningar sem eru ólæsileg í handriti vegna slits eða skemmda. Útgefandi getur lesið í eyðurnar og prentað það sem augljóst er að eigi að standa eða það sem stendur í uppskrift. Reynt er að fylgja stafsetningu handrits.

⟦ ⟧, tvöfaldir hornklofar sýna að það sem á milli þeirra hefur verið ólæsilegt við fyrri gerð stafréttrar útgáfu. Það sem var læsilegt þá er haft innan einfaldra hornklofa nú. Reynt er að fylgja stafsetningu handrits.

0000, ólæsilegir bókstafir, eða stafir sem hafa verið skornir burt; fjöldi táknanna svarar nokkurn veginn til fjölda bókstafanna, að vísu ekki fjölda hugsanlegra banda.

00…, fjöldi bókstafa sem hafa verið skornir burt er óvís.

…00, fjöldi bókstafa sem hafa verið skornir burt er óvís.

00…00, fjöldi bókstafa sem hafa verið skornir burt er óvís.

* Sett er stjarna við orð sem útgefandi telur þörf á að leiðrétta, skýra, þýða eða vekja athygli á af öðrum ástæðum. Réttur lesháttur er sýndur neðanmáls eða athugasemd við leshátt.

2.7 Útdráttur

Handritum að útgefnu verki skal fylgja útdráttur á öðru máli en meginmáli verksins. Verkum á íslensku skal fylgja útdráttur á ensku, en ef verkið er á öðrum málum skal fylgja útdráttur á íslensku og eftir atvikum ensku ef ástæða þykir til.
Vanda skal til máls og stíls á útdrættinum engu síður en meginmáli verksins. Höfundur/útgefandi skal sjá til þess að hann sé yfirlesinn af einhverjum sem hefur viðkomandi mál að móðurmáli.

3. Prófarkir og lokayfirlestur

Prófarkir eru sendar höfundum/útgefendum prentaðra bóka til yfirlestrar, þ.e.a.s. síðupróförk eftir umbrot. Þær skulu lesnar og leiðréttar og sendar um hæl til ritstjóra. Um aðferðir við leiðréttingu prófarka má vísa í íslenskan staðal: Íslenskur staðall um handrit og prófarkir. ÍST 3. (Reykjavík, Iðnþróunarstofnun Íslands, 1975).

Handrit er ekki sent með próförk svo að nauðsynlegt er að höfundar/útgefendur haldi eftir afriti í upphafi. Á próförk skal aðeins gera nauðsynlegar leiðréttingar og höfundar/útgefendur mega búast við að verða látnir greiða þann kostnað sem hlýst af annars konar breytingum (frávikum frá samþykktri lokagerð).

Sömuleiðis skal allur samfelldur texti í rafrænum verkum vandlega prófarkalesinn áður en þau teljast endanlega frágengin til útgáfu svo og allur stoðtexti sem birtist á vef verksins, t.d. í skýringum og millitextum. Meginefniviður slíkra verka liggur að jafnaði í baklægum gagnagrunni og er oft mjög umfangsmikill. Ætlast er til að efni sem birtist notendum sé að jafnaði laust við villur en erfitt er þó að koma við eiginlegum prófarkalestri á efninu í heild. Hins vegar skal búið þannig um hnúta að höfundur, ritstjóri og/eða umsjónarmaður verksins eigi greiða leið að gagnagrunninum til þess að leiðrétta villur jafnharðan og þær koma í ljós. Þar sem rafræn verk eru kvik í þeim skilningi að hægt er að færa inn leiðréttingar og lagfæringar eftir formlega útkomu þeirra og jafnvel bæta inn efni er mikilvægt að á inngangssíðu verksins sé tímasetning sem gefur til kynna hvenær verkinu var síðast breytt eða það uppfært (t.d. „Síðast breytt [dagsetning]‟. (Athugið að hér er ekki átt við grundvallarbreytingar sem hafa áhrif á grunngerð verksins – í kjölfar slíkra breytinga væri fremur um nýja útgáfu að ræða, sbr. muninn á endurprentun (jafnvel með smávægilegum lagfæringum) og endurútgáfu prentaðra bóka.)