1. Markmið og gildissvið

Árnastofnun leitast við að koma til móts við þarfir starfsfólks um sveigjanleika og styðja þannig við starfsmannastefnu stofnunarinnar um samræmingu vinnu og fjölskyldulífs. Eftir því sem aðstæður leyfa gefst starfsfólki möguleiki á að vinna utan hefðbundinnar starfsstöðvar ef verkefnin henta til fjarvinnu og fyrirkomulagið telst til hagsbóta fyrir bæði starfsfólk og stofnunina. Verklagsreglan gildir fyrir allt starfsfólk stofnunarinnar en hafa skal í huga að sum störf eru þess eðlis að starfsmaður getur einungis unnið verkefni sín á starfsstöð og er fjarvinna því ekki möguleg í þeim tilvikum.   

Með næsta stjórnanda í verklagsreglum þessum er vísað til þess aðila sem í starfslýsingu er skilgreindur sem næsti stjórnandi starfsmanns.  

2. Ábyrgð   

Sviðsstjóri rekstrar- og þjónustusviðs ber ábyrgð á því að verklagsreglan sé rétt á hverjum tíma og sviðsstjórar bera sameiginlega ábyrgð á því að henni sé framfylgt ásamt forstöðumanni stofnunarinnar.   

3. Forsendur fjarvinnu  

Viðvera er nauðsynleg í mörgum störfum og er því ekki unnt í öllum tilvikum að vinna störf í fjarvinnu. Á þetta meðal annars við í tilviki öryggisvarða og starfsfólks sem vinnur í þjónustuveri og við móttöku gesta. Þá eru aðstæður starfsfólks til fjarvinnu misjafnar. Aðstaða til fjarvinnu þarf að vera hentug í senn m.t.t. starfsins, tækjabúnaðar, öryggis og næðis eins og nánar er tilgreint í grein 7. Samkomulag um fjarvinnu getur því einungis átt við ef verkefni og aðstæður leyfa og er slíkt samkomulag alltaf háð mati og samþykki stjórnanda.   

4. Tilfallandi fjarvinna

Undir tilfallandi fjarvinnu geta fallið atvik eða aðstæður þar sem starfsfólk sem annars sinnir starfi sínu á fastri starfsstöð óskar eftir því að vinna utan hefðbundinnar starfsstöðvar hluta úr degi eða einstaka daga, s.s. til að sinna verkefnum sem krefjast sérstaks næðis eða af persónulegum ástæðum. Slíkt er háð samþykki stjórnanda hverju sinni og aðstæðum á vinnustaðnum. Starfsfólk sem vinnur í fjarvinnu skal vera til staðar með sama hætti og ef það væri á starfsstöð, þ.e. í gegnum síma og tölvu á dagvinnutíma eftir því sem starfið krefst. 

5. Samkomulag um reglulega fjarvinnu  

Starfsfólk getur óskað eftir að vinna hluta af vinnutímanum utan starfsstöðvar með reglubundnum hætti. Regluleg fjarvinna ætti að jafnaði ekki að vera meira en 20% af vikulegum vinnutíma starfsfólks. Sé slíkt fyrirkomulag samþykkt af stjórnanda skal gera um það skriflegt samkomulag. Starfsfólk sem vinnur í reglulegri fjarvinnu skal vera til staðar með sama hætti og annars ætti við. Þá getur stjórnandi gert kröfu um viðveru á starfsstöð krefjist aðstæður þess, s.s. vegna funda, teymisvinnu, námskeiða o.fl. Samningur um fjarvinnu getur að hámarki gilt í 12 mánuði í senn og skal fyrirkomulagið endurskoðað árlega. Báðir aðilar geta sagt upp samkomulaginu með eins mánaðar fyrirvara.   

6. Skráning og tilkynningar

Mikilvægt er að skrá fjarvinnu í vinnustund sem skýringu við innstimplun. Þegar starfsfólk hefur tilkynnt veikindi sín eða veikindi barna er ekki ætlast til þess að samtímis sé verið að sinna fjarvinnu.   

7. Starfsaðstaða í reglulegri fjarvinnu

Starfsmaður í fjarvinnu getur notað sömu fartölvu og notuð er á starfsstöð til að sinna starfi sínu í fjarvinnu en er einnig heimilt að nota eigin tölvubúnað ef viðkomandi starfsmaður hefur ekki aðgang að fartölvu í vinnu. Sömu reglur gilda um trúnað og öryggi gagna hvort sem unnið er í fjarvinnu eða á starfsstöð. Í fjarvinnu skal þess sérstaklega gætt að óviðkomandi geti ekki komist í gögn og upplýsingar sem trúnaður ríkir um. Samkvæmt lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum ber Árnastofnun, sem vinnuveitandi, ábyrgð á heilbrigði og öryggi starfsfólks í vinnu. Þar sem starfsfólk í fjarvinnu vinnur ekki í húsnæði á vegum Árnastofnunar hefur stofnunin takmarkaða möguleika á eftirliti með aðbúnaði þess. Starfsfólk sem vinnur í fjarvinnu, hvort sem er tilfallandi eða reglubundið, skal þegar í stað upplýsa stjórnanda um atriði sem geti leitt til skerts öryggis eða aðbúnaðar sem það getur ekki bætt úr á fjarvinnustarfsstöð og skal þá stjórnandi meta hvort heimild til fjarvinnu verði áfram til staðar. 

8. Gildistaka  

Verklagsregla þessi tekur gildi 1. mars 2026.